档案管理制度

第一章  总 则

第一条    为加强上海祥双教育发展基金会（以下简称基金会）档案管理，确保档案安全，根据《中华人民共和国档案法》及档案管理的有关规定，结合基金会实际,特制定本制度。

第二条    基金会档案工作实行集中统一管理为主、分部门管理为辅的原则，执行保密工作的有关规定，确保档案的机密与安全。

第三条    基金会办公室主管档案工作，设置档案室，由办公室人员兼任档案管理人员，负责档案室日常管理和各项具体的档案业务工作，对各部门档案管理工作实行监督与指导。为便于集中统一管理，保证档案完整安全，各部门均应设兼职档案管理员。

第四条    基金会档案室的主要职责：

1、制定基金会档案归档、保管、借阅、销毁等制度；

2、负责基金会档案资料的收集、分类、整理、立卷、归档、保管、调阅等工作；

3、定期对档案的保管质量、保管期限进行检查；

4、负责对失去保存价值的档案资料进行签定和销毁工作；

5、负责对各部门档案工作进行监督、指导。

第五条    各部门档案管理员的主要职责：

1、负责收集、整理、保管本部门工作中形成的原始档案、资料；

2、在办公室的指导下，及时将重要档案及扫描电子文件移交基金会档案室。

 第二章  档案归档

第六条    凡本基金会各项工作中形成的有保存价值的原始资料均由办公室负责保管，任何人不得私存文件材料、合作方资料。所有档案资料均采取原始纸质资料和电子扫描文档两种方式存档。

第七条    办公室负责接收各部门的档案资料，做到科学分类、立卷清楚、编目准确，规范案卷装订和封面填写，案卷题名应确切反映卷内文件资料内容。按档案的重要性登记分类保管。

第八条    文件材料的归档范围包括：

1、上级主管单位、社团办、行政税务管理部门批文、文件类；

2、合同、协议、函、通知、发文类；

3、文书档案的归档范围：在基金会业务活动中形成的公文、图表、薄册、书信、会议材料、会议记录、宣传材料等；

4、业务档案的归档范围：在基金会专门业务中形成的各种档案，包括：项目建议书、项目计划书、立项报告、项目预算书、项目核算报告、项目终结报告、项目评估报告、隶属信、合同文本、拨款申请表、汇款单复印件、项目报告（中期，结题）、项目评估报告、项目进行期间往来之信函、项目成果等。

5、财务原始凭证、账本、财务报表、审计报告。

第九条    文件材料归档应符合下列要求：

1、归档的文件材料必须字迹清晰工整，纸张及文件格式符合要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料；

2、归档的文件材料必须是原始件，并要求完整、系统、准确；

3、属审批项目的文件，必须将申报单位上报的正式文件列为附件；

4、保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷、编号、存放和管理。

第十条    各部门档案管理员必须按基金会规定完成立卷、归档工作。

第十一条    凡移交归档的档案资料，必须保证一套原件，做到内容真实，案卷标准统一、规范，没有涂改，各种签字盖章齐全。

第十二条    基金会档案室对各部门移交的不符合归档要求的档案可拒收并要求重作。

 第三章  档案保管

第十三条    档案管理人员要有高度的责任心，努力做好档案的保管工作和档案室的安全防范工作，确保档案的完整和安全。

第十四条    基金会档案室存放文件应有专门的文件柜，须有防火、防潮、防尘、防虫、防腐、防盗等设施，防止档案材料的损坏，延长使用寿命，保证档案的系统和完整。各部门也应对文件资料进行妥善保管。

第十五条    对档案要进行定期检查、清理、核对，对破损的档案要即时进行修补和复制。

 第四章  档案借阅与保密

第十六条    基金会档案仅供内部员工因公务需要时借阅。档案借阅的要求：借阅人要按规定办理借阅手续，绝密级档案的借阅须由秘书长审批；秘密、机密极的档案，需经基金会副秘书长审批；非密级档案由基金会办公室负责人审批。

第十七条    借阅人要保证资料的完整和安全，不得随意折叠、拆散、调换、污损、加注标记，严禁对档案随意更改、涂写；未经批准，不能转借和私自复制、翻印；按档案室要求定期归还，如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人的责任。

第十八条    档案原件一般不得借出档案室，遇特殊情况需要，确需将档案原件借出室外利用，按档案密级的不同报经办公室负责人、有关领导审批。

第十九条    基金会档案不得借出单位外使用，如遇特殊情况需要，在不泄露秘密和损害基金会利益的前提下，经须经秘书长审批。

第二十条    档案借出档案室外利用的最长时间为三天，档案借出单位外使用最长时间不超过一天。

第二十一条         归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅人当面核对清楚，借阅人应填写档案利用记录；档案管理员负责监督、收回借出资料； 档案归还时，档案管理员须对借出的档案认真清点和仔细检查，看其是否有损坏、缺页或弄脏，是否属逾期归还等情况，然后才办理归还手续。

第二十二条         辞职、退职和调离基金会的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理有关辞职、退职和调离手续。

 第五章  档案鉴定与销毁

第二十三条         档案的鉴定工作由档案鉴定小组负责，鉴定小组由秘书处、办公室、档案管理人员和有关业务管理人员组成。

第二十四条         鉴定小组负责制定本单位档案保管期限表，并对到期档案提出存、毁意见。

第二十五条         鉴定工作应定期进行。档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，基金会应及时责成有关人员和部门负责修改、补充。

第二十六条         销毁档案的程序包括：

1、鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告并报秘书长审批。销毁清单及报告由档案室保存；

2、档案销毁时，由基金会派二人以上进行监销并在销毁清册上签名；

3、销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对基金会造成损失的，将根据国家和基金会有关规定进行处理。

 第六章  附则

第二十七条         本制度由办公室负责解释。

第二十八条         本制度自理事会批准之日起生效。